Si vous étudiez actuellement la stratégie de votre entreprise en matière de messagerie électronique et que vous envisagez de rester avec Microsoft Exchange Server ou de passer à Office 365 (ou une autre solution de messagerie électronique en nuage), vous n’êtes probablement pas le seul. Les statistiques du Gartner montrent que l’adoption du courrier électronique dans les nuages en est encore à ses débuts (à peine 13 % pour les sociétés cotées en bourse), mais qu’elle commence à prendre de l’ampleur.
D’autres statistiques montrent que 90 % des entreprises ont adopté le cloud pour au moins certaines de leurs applications professionnelles. Il semble donc que pour certaines entreprises, la décision de renoncer à leur système de messagerie électronique traditionnel ou hébergé reste un défi.
Microsoft détenant la part de marché du courrier électronique professionnel, nous examinons les principales différences entre Microsoft Exchange Server et Office 365 – la solution hébergée, ou sur site, par rapport à la version en nuage.
Sécurité des données
C’est là que le débat séculaire sur la sécurité des solutions hébergées par rapport à celle des solutions dans le nuage se pose. Dans le cas des solutions dans le nuage, la sécurité incombe généralement au fournisseur, et certaines entreprises perçoivent le manque de contrôle comme un risque trop important pour elles. En réalité, cependant, garder ce niveau de contrôle signifie également assumer la charge en termes de ressources et de temps pour configurer et mettre à jour les solutions de sécurité et les plans de continuité des activités.
Pour de nombreuses petites entreprises, renoncer au contrôle et à la responsabilité peut être une chose positive – à condition que leur fournisseur de services en nuage puisse fournir les meilleures mesures de sécurité de leur catégorie et soit en mesure de se conformer à toute loi ou réglementation relative à leur activité professionnelle.
Avec une solution de messagerie électronique Office 365, par exemple, vous recevez des mises à jour automatiques contre les menaces de sécurité nouvellement découvertes, une protection intégrée contre la perte de données et le respect de normes de sécurité telles que la norme ISO27001 – proposée en standard par Microsoft à tous les clients d’Office 365. (Si vous travaillez avec un partenaire de Microsoft, il peut également être en mesure de vous fournir des niveaux de sécurité supplémentaires tels que le cryptage et les contrôles d’accès aux pièces jointes des courriers électroniques).
Avec Exchange, la charge des mises à jour de sécurité repose sur les épaules de votre service informatique. Cela peut également nécessiter des temps d’arrêt, ce qui n’est pas le cas des mises à jour d’Office 365. La rapidité et l’instantanéité des mises à jour d’Office 365 signifient également que les dernières fonctionnalités sont immédiatement entre les mains de vos employés.
Reprise après sinistre
La reprise après sinistre est un danger auquel toute entreprise doit se préparer. Après tout, l’argent peut s’envoler rapidement lorsque vos systèmes informatiques tombent en panne. Alors, comment pouvez-vous garantir la sécurité de vos actifs en cas de catastrophe ?
Office 365 est un outil clé pour une reprise efficace après sinistre. En sauvegardant vos actifs précieux en ligne, vous pouvez facilement accéder à toutes les informations dont vous avez besoin si vos réplications sur site devaient subir un sinistre. Il s’agit d’un élément clé de différenciation par rapport à Microsoft Exchange : en cas d’incendie ou de vol dans vos bureaux, vous devrez ramasser les morceaux vous-même.
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Contrôle
Avec Microsoft Exchange Server, vous (ou votre société de support informatique) avez le contrôle total du matériel et de l’infrastructure, tandis qu’avec Office 365, vous n’y avez pas directement accès. Cette différence peut avoir un impact sur le niveau de contrôle que vous avez sur la configuration, les mises à jour et les changements de système. Là encore, les petites et moyennes entreprises considèrent souvent que le compromis contrôle/charge des ressources est bénéfique.
Un service informatique expérimenté sera en mesure de résoudre les problèmes immédiatement et, selon ses capacités, de les résoudre sur-le-champ. Office 365 vous laisse entre les mains de Microsoft. Toutefois, pour tous les départements informatiques, sauf les plus expérimentés, Office 365 s’avérera la solution la plus résiliente.
Avec Microsoft Exchange, vous maîtrisez également la protection des données et la souveraineté, ce qui peut être rassurant pour les entreprises réglementées comme les cabinets d’avocats et les sociétés de capital-investissement. Cependant, avec Office 365 qui offre désormais des centres de données au Royaume-Uni et des clauses types européennes, cela devrait être un point discutable pour de nombreuses entreprises.
Intégration avec les systèmes existants
En général, il peut être plus facile d’intégrer le serveur Microsoft Exchange avec d’autres applications si elles se trouvent sur le même réseau. Cependant, la plupart des partenaires de Microsoft auront le savoir-faire nécessaire pour offrir le même niveau d’intégration avec Office 365.
Évolutivité
Si votre entreprise est en pleine croissance ou en pleine évolution, vous pouvez souhaiter conserver l’évolutivité et la flexibilité d’Office 365, qui vous permet d’augmenter ou de réduire la capacité de stockage de vos e-mails d’un mois à l’autre. Pour une entreprise en pleine croissance ayant des besoins importants en matière de courrier électronique, il est possible d’atteindre très facilement les limites de capacité d’un serveur de courrier électronique sur site.
L’évolutivité d’Office 365 facilite l’expansion de votre entreprise et sa mondialisation. Par exemple, vous pouvez donner à un nouveau bureau à Dubaï un accès immédiat aux comptes de courrier électronique existants ou ajouter de nouveaux employés à vos applications professionnelles de manière transparente et instantanée. Avec des serveurs sur site et l’échange de courrier électronique, cela pourrait toutefois devenir une affaire de temps .