4 conseils pour réussir l’organisation d’un événement pour enfants
1. Démarrer l’organisation de votre événement pour enfants
L’organisation d’un événement pour enfants nécessite une planification détaillée, comme tout autre événement, mais les caractéristiques spécifiques du public doivent être prises en compte dans chaque détail de l’organisation de l’événement. Bien entendu, la sécurité doit faire l’objet d’une attention particulière et l’organisation d’un événement pour les enfants nécessite de garder à l’esprit le point de vue (et la taille) des enfants.
a) Trouver un thème ou un fil conducteur
Certaines fêtes d’enfants auront un thème défini par nature, surtout s’il est directement lié à la date de l’événement, comme Noël ou Pâques. D’autres fêtes d’enfants, qu’elles soient liées à la culture, à l’éducation, aux loisirs ou aux divertissements, peuvent bénéficier d’un thème qui sert de fil conducteur. Cela motivera les enfants et, en tant qu’organisateur, cela vous aidera à donner une cohérence à l’événement sans trop d’efforts.
Lorsqu’un événement a un thème, la nourriture, la décoration et les costumes (y compris ceux des participants) suivent un fil conducteur qui vous permettra de faire avancer l’événement, de rendre la communication plus attrayante et d’encourager une plus grande participation des enfants et des adultes qui les accompagnent.
b) Choisir le lieu
Lorsque vous choisissez le lieu idéal pour votre événement, pensez au nombre de participants attendus. Veillez à ce que les enfants puissent se déplacer et courir dans l’espace en toute sécurité et confortablement. Selon la période de l’année, un événement en plein air est une excellente option.
Veillez à ce que l’accessibilité soit bonne, tant pour se rendre en voiture ou en transports publics que pour accéder au lieu de la manifestation en poussette.
c) Choisir la date
La chose la plus importante à faire lorsque vous fixez la date de l’événement de vos enfants est de le faire longtemps à l’avance.
Tenez également compte du calendrier scolaire, des autres événements organisés dans votre région et de la période des examens (en fonction de l’âge de votre public). Vous pouvez également profiter d’une date importante pour organiser un événement à thème autour de celle-ci.
d) Déterminer la durée
Un spectacle n’est pas la même chose qu’un séjour dans un centre de vacances, mais en général, il est préférable que votre événement soit de courte durée. Au minimum, veillez à ce que toutes les activités proposées soient brèves. Ceci est particulièrement important pour les jeunes enfants et varie en fonction de l’âge. N’oubliez pas que la capacité d’attention des enfants est très limitée et que les activités proposées lors de votre événement ne doivent pas les épuiser.
2. Gérer les inscriptions à votre événement
Vous devrez savoir combien de personnes sont attendues et vous devrez probablement recueillir des données telles que l’âge des enfants, le nombre d’adultes présents, les régimes alimentaires, etc. En outre, si vous faites payer des billets, vous devrez gérer la collecte des frais d’inscription ou la vente des billets.
Une solution de billetterie et d’inscription en ligne vous facilitera grandement la tâche, tout en simplifiant les démarches des adultes responsables. Vous pouvez créer un événement en quelques clics, avec des sessions différentes si nécessaire (par exemple pour des spectacles qui se répètent à des heures différentes), collecter les données nécessaires grâce au formulaire d’achat ou d’inscription, gérer le paiement par carte et, le jour de l’événement, gérer le contrôle d’accès.
3. Concevoir l’événement idéal pour les enfants
a) Nourriture
Si votre événement dure plusieurs heures, vous devrez probablement prévoir de la nourriture. Tenez compte des goûts des enfants, de leur âge et d’autres détails pratiques tels que la facilité de manger. Par exemple, tout ce qui peut être mangé avec un bâtonnet convient, comme les pommes au caramel, la barbe à papa, la crème glacée. Cela signifie qu’ils n’auront besoin que d’une seule main, que les dégâts seront évités et qu’ils auront du plaisir à manger.
Lors d’un événement pour enfants, les visuels jouent un rôle important, surtout si votre événement a un thème spécifique, alors jouez avec les formes et les couleurs. Les enfants seront ainsi plus enclins à s’intéresser à la nourriture que vous leur proposez.
C’est particulièrement utile pour les encourager à manger des aliments sains. Couper les fruits en morceaux rend la consommation ludique et amusante !
Vous pouvez en profiter pour inclure la préparation dans une activité, afin que les enfants soient intéressés et impliqués dans la préparation de ce qu’ils vont manger.
b) Jeux et activités
Pour commencer, il est bon de préparer des activités simples en animation pour enfant pour amuser les premiers enfants qui arrivent, en attendant les autres.
L’une des clés de la réussite de votre événement est de veiller à ce que les jeux et les activités soient bien pensés en fonction de la tranche d’âge des participants – il est important que vous disposiez de cette information à l’avance, soit en limitant votre événement à une tranche d’âge particulière, soit en demandant cette information sur le formulaire d’inscription !
Par exemple, les activités telles que les chansons, les spectacles de marionnettes et les déguisements conviennent bien aux enfants de 1 à 4 ans. Les enfants de 5 à 8 ans apprécieront les événements à thème, les spectacles de magie, la danse, le maquillage, etc. Enfin, les enfants de 9 à 12 ans préfèrent les événements plus organisés tels que les chasses au trésor. Les activités artistiques et artisanales sont également populaires auprès de cette tranche d’âge.
c) Sécurité
Avec les enfants, la sécurité est primordiale. Assurez-vous qu’aucun objet dangereux n’est à leur portée et que l’espace lui-même est sûr. Respectez les règles de sécurité de chaque événement et n’oubliez pas d’avoir une trousse de premiers secours à disposition.
Pour garantir la sécurité à tout moment, il est important que toutes les activités soient supervisées et qu’un nombre suffisant d’adultes accompagnent les enfants pendant les activités.
Il est également recommandé de souscrire une assurance responsabilité civile pour votre événement.
d) Sacs à surprises
Les enfants adorent les friandises qu’ils peuvent emporter chez eux après l’événement. Un sac contenant divers bonbons et petits cadeaux les rendra très heureux et contribuera à clôturer l’événement sur une note positive pour les enfants. Cela augmentera les chances qu’ils veuillent revenir pour d’autres événements !
4. Communiquer sur votre événement pour enfants
Vous devez communiquer pour attirer des participants à votre événement. Il est important de promouvoir les événements pour enfants dans les espaces et les communautés où ils se trouvent, tels que les crèches, les écoles et les centres périscolaires. Vous devez également penser aux espaces où se trouvent les parents, que ce soit dans des lieux liés aux enfants, comme les magasins de vêtements ou de jouets, ou dans des lieux non liés aux enfants, comme les gymnases, les supermarchés et, bien sûr, les réseaux sociaux.
La communication doit se poursuivre pour informer les parents qui ont déjà inscrit leurs enfants, car ils auront besoin d’être rassurés et de recevoir les bonnes informations. Expliquez le déroulement de l’événement, s’il est nécessaire (ou possible) que les parents soient avec leurs enfants pendant l’événement ou si celui-ci est réservé aux enfants, les horaires, ce qu’ils doivent apporter, etc. Profitez de l’occasion pour vous présenter et présenter les animateurs qui seront présents lors de l’événement. Plus les parents en sauront sur votre événement, plus ils vous feront confiance au point d’y amener leurs enfants et de vous recommander à d’autres parents.