Les systèmes de voix sur IP (VoIP) dominent le marché de la téléphonie des petites et moyennes entreprises (PME), et cela n’a fait que se renforcer pendant la pandémie. Non seulement parce qu’ils sont moins chers qu’un PBX sur site, mais surtout parce qu’ils sont essentiellement logiciels, ce qui les rend beaucoup plus flexibles. Il n’y a rien qu’un PBX traditionnel ne puisse faire qu’un système VoIP, mais il y a une très longue liste de choses que vous pouvez faire avec la VoIP qui ne sont pas possibles avec du matériel sur site.

Les systèmes VoIP, parfois appelés PBX en nuage, peuvent gérer toutes vos communications vocales à partir d’une console Web centrale, quel que soit le nombre de postes que vous avez, l’emplacement de vos employés ou même les appareils qu’ils utilisent. La plupart des systèmes offrent également des fonctionnalités telles que la vidéoconférence et la collaboration en équipe. Si l’on ajoute à tout cela une tarification par abonnement généralement bien moins chère que celle d’un bon vieux PBX sur site, la VoIP reste l’un des meilleurs investissements en matière de communication qu’une entreprise puisse faire, surtout en période de pandémie.

Les freins dû au covid

Cependant, le COVID-19 ne durera pas éternellement et le travail hybride peut ne pas convenir à votre entreprise, il est donc important de garder à l’esprit les critères de base de la VoIP. Il est donc important de garder à l’esprit les critères de base de la VoIP. Cela signifie qu’il faut fournir des communications vocales aux employés sur leur lieu de travail lorsqu’ils commencent à revenir au bureau. Les systèmes VoIP peuvent également devoir prendre en charge un centre d’appels pour les ventes ou le service et l’assistance à la clientèle ; et ils doivent souvent se connecter à une multitude d’autres canaux de communication, tels que les conférences téléphoniques, les télécopieurs, les communications mobiles, la messagerie textuelle, la vidéoconférence et les combinés sans fil.

En outre, on attend souvent d’eux qu’ils fournissent des fonctionnalités plus avancées par le biais de logiciels, comme la collaboration pour les réunions partagées, la transcription de la messagerie vocale en courriel et l’enregistrement des appels. Et n’oublions pas que de nombreuses entreprises ont encore besoin d’un service qui se connecte au réseau téléphonique public commuté (RTPC).   Parce qu’ils fonctionnent avec un tel éventail de fonctions et de canaux, de nombreux systèmes téléphoniques actuels adoptent le nom de « communications unifiées en tant que service » (UCaaS). Il s’agit généralement de PBX (centraux téléphoniques privés) virtuels basés sur le cloud qui incluent au moins un (généralement plusieurs) clients logiciels pour améliorer leur fonctionnalité sur le web, le bureau et surtout les appareils mobiles. Même les systèmes VoIP résidentiels sont dotés de fonctionnalités qui sont tout simplement impossibles avec un système téléphonique classique.

Comment choisir le bon système VoIP

Avant de commencer à envisager une marque, vous devez déterminer exactement comment vous souhaitez que votre entreprise utilise un système téléphonique. Examinez votre système téléphonique existant et décidez si vous allez simplement le conserver dans son intégralité et y ajouter une fonctionnalité VoIP, en conserver une partie seulement ou le remplacer entièrement. Souvent, un remplacement total n’est pas envisageable, ne serait-ce que parce que certaines parties de votre système téléphonique existant ne peuvent pas être facilement converties en softphones ou même en combinés VoIP de bureau. Par exemple, si vous avez un environnement de fabrication lourde avec des activités en extérieur, comme un chantier de fabrication d’acier ou une entreprise d’aménagement paysager, vos vieux téléphones d’extérieur robustes peuvent être exactement ce dont vous avez besoin. Vous devez également décider quelles sont les caractéristiques du système téléphonique existant qui sont nécessaires, et quelles sont les caractéristiques d’un nouveau système téléphonique que vous jugez nécessaires pour l’avenir.

Une bonne méthodologie

Lors de la planification, il est important d’inclure les parties prenantes de tous les secteurs clés de votre entreprise. Oui, cela inclut notamment le personnel informatique et les responsables de la sécurité des données, puisque vos appels vocaux seront désormais des communications de données. Mais il faut également inclure les travailleurs qui utiliseront le système pour effectuer leur travail, en particulier le travail qui génère des revenus et engage les clients. Ces personnes ont une connaissance inestimable de ce qui est réellement nécessaire par rapport à ce qui est simplement cool et nouveau. N’oubliez pas qu’un système VoIP est bien plus qu’un nouvel ensemble de téléphones ; ces plates-formes ont de très longues listes de fonctions, mais beaucoup de ces fonctions peuvent modifier votre prix global ; vous devez donc savoir ce dont vous avez besoin et ce dont vous n’avez pas besoin. Pour les utilisateurs professionnels, tout cela commence par la compréhension de ce qu’est réellement la VoIP.

Utilisation d’un combiné sans fil VoIP

La VoIP est une méthode permettant de numériser les signaux vocaux, puis d’envoyer les informations vocales numériques sur un réseau IP. Pour ce faire, les informations vocales analogiques sont codées à l’aide d’un logiciel appelé codec. Lorsque le moment est venu de retransformer le signal numérique en analogique pour qu’il soit compréhensible, un autre codec s’en charge.

Qu’est-ce que la VoIP, exactement ?

Pour qu’un système VoIP fonctionne, il faut un moyen d’acheminer les appels entre les utilisateurs ou vers le monde extérieur. Dans un système basé sur le cloud, cette fonction est assurée par un PBX virtuel. Dans le nuage, ce routage est géré par votre fournisseur de VoIP, ce qui explique en partie pourquoi vous le payez. Le fournisseur, quel qu’il soit, gère également un grand PBX dans un centre de données quelque part, et en prélève une petite partie pour la dédier à votre organisation en échange de votre abonnement. Vous partagez essentiellement un grand PBX avec les autres clients de ce fournisseur, mais comme ces entreprises utilisent la segmentation multi-locataires, votre PBX vous semblera dédié. Ce moteur se chargera de l’acheminement des appels sur votre réseau VoIP et vers les autres.

Cependant, pour de nombreuses entreprises, il est nécessaire d’acheminer les appels vers le RTCP et d’autres téléphones analogiques. Cela peut signifier une passerelle RTPC, ou même un PBX hybride, où il y a au moins un petit commutateur téléphonique situé dans votre bureau. Votre fournisseur VoIP vous indiquera si cela est nécessaire au moment de la planification. Notez que de nos jours, un PBX ressemble exactement aux autres serveurs de votre centre de données, sauf qu’il est doté d’un moyen de gérer les téléphones locaux et analogiques. Cependant, de nombreuses petites entreprises s’efforcent d’éviter tout composant PBX sur site. Cela s’explique en partie par les économies réalisées et en partie par le fait que les capacités offertes par les systèmes tout en nuage sont plus que suffisantes pour répondre à leurs besoins. Certains PBX virtuels en nuage, par exemple, peuvent gérer la connectivité RTPC sans nécessiter de matériel sur site. N’oubliez pas d’interroger les fournisseurs de services VoIP potentiels sur ce point avant de vous engager.

Les avantages de l’UCaaS pour votre entreprise

Si tout cela vous semble plus compliqué que nécessaire, n’oubliez pas que la transformation de votre PBX en solution logicielle offre des possibilités de flexibilité et d’intégration que vous ne pouvez pas obtenir autrement. Après tout, les programmeurs peuvent désormais traiter votre téléphone comme une application. Cela nous a conduit à l’évolution rapide du paradigme UCaaS mentionné ci-dessus. Dans ce cas, les fournisseurs de VoIP, comme ceux que nous avons passés en revue, proposent des fonctionnalités logicielles supplémentaires qui sont toutes mises en œuvre et gérées à partir d’une console unique et unifiée. Bien que les fonctionnalités exactes offertes par une solution UCaaS particulière puissent changer radicalement d’un fournisseur à l’autre, la plupart d’entre elles comprennent des options de vidéoconférence, de réunion partagée et d’outils de collaboration en ligne, de télécopie intégrée, d’intégration de la VoIP mobile et de clients softphones indépendants des appareils. Ce dernier point est particulièrement important aujourd’hui car il signifie que vos employés peuvent télécharger une application sur leur smartphone personnel ou leur ordinateur portable d’entreprise et que cette application reflétera toutes les fonctionnalités de leur téléphone d’entreprise, y compris la réponse aux appels arrivant à votre numéro de téléphone d’entreprise et à leur poste en particulier. Pour les personnes piégées à la maison par la pandémie, c’est une solution parfaite. Un article proposé par Evok, spécialiste en Téléphonie IP en Suisse, voir https://evok.com/fr/telephonie-ip-suisse/ pour en savoir plus !

 

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