La GED ou gestion électronique des documents est un système informatique utilisé pour gérer les documents numériques. Que sont les solutions de GED et quels sont leurs avantages ? Découvrez-le ici !
Solutions de gestion de documents : GED
Le système est intégré au logiciel de GED de l’entreprise et est généralement utilisé comme une application pour smartphones et tablettes. La GED peut effectuer un traitement numérique des documents papier ou un traitement irréaliste des processus métier associés. La gestion électronique des documents utilise des outils et des fonctions pour gérer toutes les étapes du cycle de vie des documents numériques :
- Création ou obtention de fichiers (par exemple, numérisation).
- Stockage, indexation et organisation des documents électroniques
- Gestion de la sécurité des documents électroniques
- Rechercher, consulter les documents électroniques et échanger des informations.
- Les documents sont archivés électroniquement pendant la période de conservation.
- Processus de gestion des documents électroniques (GDE)
La GED désigne l’ensemble des processus numériques liés à la gestion électronique des flux documentaires. Les besoins et obligations des entreprises en matière de fichiers numériques sont les mêmes que pour les documents papier. Le paramétrage de la gestion électronique des documents peut prendre le pas sur les processus métiers liés aux documents numériques. La GED est responsable de la gestion des documents et de leur contenu lors de la numérisation de documents papier ou de la création de documents électroniques et pour toute la durée légale de conservation. Par conséquent, le logiciel dispose des fonctions suivantes :
Le logiciel GED
L’utilisation du logiciel GED permet de réaliser la gestion électronique des documents. C’est le logiciel qui va permettre de mettre en œuvre les fonctions et systèmes nécessaires au sein d’un même outil. Avec une interface attrayante et une application pour smartphone, le logiciel GED simplifie l’accès des employés aux dossiers de l’entreprise. Il permet également d’analyser les flux de documents et d’automatiser certaines tâches répétitives, comme le contrôle des factures des fournisseurs.
A quoi sert un logiciel de GED ?
La GED (Gestion électronique de documents) permet la numérisation, l’indexation, la recherche, la diffusion et l’archivage de documents. Elle vise à utiliser des outils faciles à utiliser pour rendre les processus de travail de l’entreprise irréalistes. La GED permet également de réduire l’utilisation du papier et même d’atteindre l’objectif du zéro papier.
Qu’est-ce qu’une GED d’entreprise ?
La numérisation des documents papier est parfois nécessaire pour les entreprises (e-work, échange d’informations). Mais les documents électroniques nécessitent une gestion complète : organisation des fichiers, protection des contenus, etc. En mettant en place le projet GED, l’entreprise peut optimiser la gestion des fichiers (numérisation, tri, archivage, etc.) tout en assurant la légalité des fichiers. Grâce à un logiciel de GED doté d’une interface intuitive, les solutions de GED facilitent la recherche, le stockage et l’échange de documentation. Les données et contenus de l’entreprise sont accessibles 24 heures sur 24 dans le cloud sur un PC, une tablette ou un smartphone.
L’interface peut également être reliée aux différents logiciels métiers de l’entreprise. Par exemple, après avoir stocké le contenu d’une facture fournisseur dans une application, il est immédiatement communiqué au logiciel de comptabilité. Par la suite, elle peut également être utilisée comme une bibliothèque unique de documents administratifs.
Quels sont les avantages de la GED ?
Par rapport à la gestion traditionnelle des documents, la mise en place de solutions de GED présente de nombreux avantages. Elle permet d’économiser considérablement l’impression, la distribution et l’archivage des documents papier. En outre, l’automatisation de certains processus métier et la recherche aisée de documents permettent de gagner beaucoup de temps. Les employés de l’entreprise peuvent se concentrer sur un travail à valeur ajoutée. En outre, la GED est chargée de donner aux documents numériques la même valeur juridique que leurs documents papier originaux. Il est ainsi plus facile de trouver des informations ou les obligations fiscales. Enfin, du fait de la réduction du papier, la dématérialisation et l’utilisation des outils de GED ont un impact environnemental considérable.
Pourquoi voulez-vous réaliser le projet GED ?
La configuration GED permet de stocker, classer et archiver les documents dans un même logiciel. Par conséquent, le projet GED peut améliorer la recherche, la gestion et le suivi des documents tout au long de leur cycle de vie, ainsi que l’efficacité du travail des employés de l’entreprise.
Raisons de la création d’une GED :
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations (entreprises, collectivités) sont intéressées par la création d’une GED. Les économies de coûts peuvent stimuler l’enthousiasme pour l’utilisation de systèmes électroniques pour gérer les documents et les données. Les coûts associés à la gestion du papier (impression, archivage, conseil) peuvent être très élevés. Une autre raison d’utiliser des solutions de GED est de gagner du temps en automatisant certains processus (comme le partage des factures clients avec le service comptable). La dématérialisation des documents et des processus métier favorise également le travail en équipe, la communication interne et la mobilité professionnelle. En fonction des types de fichiers et des recherches de documents, l’archivage numérique permet de respecter les délais légaux de conservation. Voir https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/ pour en savoir plus !