Pourtant, peu de gens prennent le temps et font l’effort de pratiquer ou d’affiner leurs compétences en communication, surtout lorsqu’il s’agit de communiquer en ligne. Étant donné qu’un grand nombre de réunions se déroulent aujourd’hui en ligne, la communication n’est pas seulement une bonne compétence à avoir – elle est essentielle.
Les meilleures pratiques pour communiquer efficacement en ligne
Une bonne communication peut permettre d’éviter des problèmes, d’améliorer le déroulement du travail et même de rendre le travail en équipe plus satisfaisant. Nous abordons ci-dessous quelques-unes des meilleures pratiques que vous pouvez intégrer dans votre vie quotidienne pour améliorer votre façon de communiquer en ligne :
1. Améliorer la clarté en réduisant le nombre de mots
La « phrase laconique » est votre inspiration. Dans la Grèce antique, Philippe de Macédoine a un jour envoyé un message à Sparte, le menaçant de guerre et de destruction s’il envahissait ses terres. La réponse des Spartiates ne comportait qu’un seul mot : « Si ». Ils n’ont jamais été envahis. Espérons que vous n’ayez pas d’anciens rois macédoniens menaçant d’envahir vos terres, mais il y a tout de même des leçons importantes à tirer pour les entreprises modernes : N’utilisez pas deux paragraphes quand une seule phrase suffit. Ne posez pas de questions interminables juste pour donner l’impression que vous savez de quoi il s’agit, surtout quand « Qu’en pensez-vous ? » est tout aussi efficace.
Pour réduire le nombre de mots, il faut aussi renoncer au « micro » et apprendre à faire de la communication une rue à double sens. Posez des questions directes et veillez à ce que vos réunions soient plus que de simples moyens d’information ; elles doivent permettre d’atteindre ensemble un objectif commun.
2. Appliquez la même logique à vos invitations à des réunions
En faire trop ne peut qu’entraîner la confusion et le manque de clarté. Cela signifie qu’il faut éviter d’inviter des personnes qui n’ont pas besoin de participer à la réunion. Une collaboratrice de Forbes, a écrit : « N’invitez que les exécutants, les décideurs et les parties concernées ». Tous les autres ne sont là que pour brouiller les pistes. Parfois, les gens veulent participer à des réunions parce qu’ils veulent faire partie du processus, même s’ils n’ont pas grand-chose à apporter. C’est tout à fait normal. Mais n’oubliez pas qu’augmenter la taille d’une réunion au-delà de ce qui est nécessaire n’en augmente pas l’importance ; cela ne fait que réduire la clarté et la concentration.
3. Travaillez par lots, pas par longues chaînes
Disons que vous devez clarifier plusieurs points d’un client avec lequel vous communiquez en ligne. Est-il préférable d’organiser trois réunions différentes pour traiter chaque point dans son intégralité, ou d’organiser une seule réunion avec trois sujets différents ?
Les deux solutions peuvent sembler identiques, mais n’oubliez pas que chaque réunion que vous organisez entraîne des coûts : Trois réunions différentes impliquent de trouver trois créneaux horaires différents qui conviennent le mieux à vous et aux autres participants. Trois réunions différentes signifient trois chaînes d’e-mails différentes pour organiser chaque réunion. Trois réunions différentes signifient trois sessions différentes de bavardage et de « rattrapage ».
Trois réunions de dix minutes ne représentent plus une demi-heure. Elles représentent un coût en temps bien supérieur. Planifiez tout en une seule fois – une réunion plus importante – et vous réduirez les coûts en temps associés à l’organisation d’une réunion. Pensez-y comme à l’achat d’actions : si vous devez payer une commission sur chaque transaction, il est préférable d’acheter par lots importants. Et comme le vieil axiome dit que le temps, c’est de l’argent, il en va de même pour les réunions.
4. Rappelez-vous que la plupart des communications sont à double sens, au moins.
On a écrit un article perspicace : « La communication est un chemin, pas un événement. » Dans ce billet, on détaille une expérience avec un PDG qui a fait une présentation unilatérale que la plupart des personnes qui l’écoutaient ont immédiatement oubliée. Il aurait été beaucoup plus efficace de dire simplement : « Parlons-en. Recherchez les mêmes opportunités dans votre façon de communiquer en ligne. Êtes-vous concentré sur vos présentations et votre communication unilatérale ? Si c’est le cas, où sont les occasions d’ouvrir la communication aux deux parties ?
Ne prenez pas l’habitude d’organiser des réunions pour faire des présentations. À tout le moins, prévoyez une partie de ces réunions pour inclure des échanges, afin que vous puissiez clarifier vos points et recevoir des commentaires. Plus vous laissez les gens contribuer, plus ils sont susceptibles de se souvenir de ce qui a été dit. Sans oublier que plus votre réunion ressemble à une conférence, plus elle sera perçue comme telle. C’est-à-dire, pas du tout. Voir https://educapoles.ch/ un site bien fait qui vous aidera à en savoir plus encore sur la communication sur Internet