Avec les nouvelles technologies et les progrès en matière de clarté d’appel des systèmes téléphoniques professionnels VoIP au cours des dernières années, c’est le bon moment pour les entreprises de passer d’un fournisseur traditionnel à une solution VoIP. Dans la plupart des cas, vous pouvez obtenir des fonctions similaires ou même plus avancées qu’un système téléphonique traditionnel pour un coût bien moindre. Pour faciliter la transition de votre entreprise, suivez ces sept étapes :
1. Déterminez le nombre d’utilisateurs dont vous aurez besoin
La première étape pour mettre en place la téléphonie IP PME dans votre entreprise est de déterminer le nombre d’employés ou d’utilisateurs que vous prévoyez. Le fait d’avoir une idée précise du nombre d’utilisateurs dès le début du processus facilite certaines décisions au fur et à mesure. Cela vous aidera à déterminer le nombre de lignes dont vous avez besoin, si votre connexion Internet peut supporter le volume d’appels prévu et quelles sont les fonctions les plus importantes. Avec certains fournisseurs, vous pouvez économiser de l’argent si certains employés n’ont besoin que d’une extension et non de leur propre numéro. Vérifiez auprès de vos fournisseurs potentiels pour voir quel type d’offre ils peuvent vous proposer.
2. Assurez-vous que la connexion Internet de votre bureau est suffisamment rapide
Une fois que vous savez combien d’utilisateurs vous allez avoir, vous êtes prêt à tester la connexion Internet de votre bureau pour voir si elle peut gérer la VoIP pour ce type de volume d’utilisateurs.
Vous ne voudriez pas vous abonner à la VoIP pour découvrir qu’elle ne fonctionne pas avec votre connexion Internet existante. Heureusement, il n’est pas difficile de vérifier si votre Internet peut gérer la VoIP.
3. Fixez un budget pour la VoIP
La VoIP offre un large éventail de fonctionnalités, et il est facile de se laisser emporter par les différents add-ons et bonus que vous pouvez utiliser. C’est pourquoi il est important de fixer votre budget dès le début du processus. Cela vous aidera à garder les pieds sur terre et à vous assurer que vos yeux ne sont pas plus grands que votre budget lorsque vous commencez à examiner les fonctionnalités et les plans qui conviennent à votre entreprise. En général, les coûts commencent à environ 30 $ par utilisateur et vont jusqu’à 60 à 70 $ par utilisateur pour les plans premium. Dans la mesure du possible, payez annuellement et vous bénéficierez d’importantes économies mensuelles.
4. Déterminez les fonctionnalités les plus importantes
Il existe de nombreuses fonctionnalités différentes, telles que des numéros de téléphone uniques pour chaque employé, un routeur d’appels automatiques, des règles d’appel, des conférences téléphoniques, des applications mobiles et bien plus encore. Vous devez déterminer quelles fonctions spécifiques seront les plus utiles pour votre entreprise. Par exemple, vous souhaitez peut-être un système VoIP à domicile pour votre bureau, mais votre activité vous amène à être souvent sur la route. Dans ce cas, vous aurez besoin d’une application mobile solide. Ou peut-être souhaitez-vous acquérir un système comportant plus de 10 lignes. Dans ce cas, des règles approfondies de routage des appels sont indispensables.
Voici ce que vous devez faire pour vous aider à réduire le nombre d’options :
Lorsque vous devrez choisir votre fournisseur de téléphone VoIP, les deux listes de caractéristiques que vous venez de créer rendront le processus de sélection beaucoup plus rapide et efficace.
5. Choisissez un service de téléphonie VoIP
Il est maintenant temps de choisir réellement votre fournisseur. Avant de prendre votre décision, assurez-vous d’avoir à portée de main votre nombre d’utilisateurs, votre budget et vos listes de fonctions. Lorsque vous prenez votre décision, vous devez comparer les fournisseurs et trouver celui qui vous convient le mieux :
Pour une analyse approfondie, consultez ce guide comparatif des principaux fournisseurs de VoIP.
6. Commandez les téléphones et autres matériels
Après avoir choisi votre service, il est temps de commander votre matériel. La plupart des services VoIP peuvent être utilisés sans téléphones VoIP spéciaux. Par exemple, vous pouvez souvent acheter un adaptateur dans lequel vous pouvez brancher vos téléphones analogiques si vous souhaitez continuer à les utiliser. Ou, dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone portable.
Toutefois, pour utiliser pleinement toutes les fonctions supplémentaires de la VoIP, vous devrez peut-être acheter un téléphone VoIP. Ce qui est bien, c’est qu’il existe une grande variété de téléphones VoIP, des plus basiques et bon marché aux plus sophistiqués et coûteux. Consultez cet article sur les meilleurs téléphones VoIP si vous avez du mal à vous décider et avez besoin d’aide.
7. Installez et configurez votre système VoIP
Dans la plupart des cas, il vous suffit de brancher votre téléphone sur votre système Ethernet, de configurer vos paramètres sur votre téléphone et c’est parti. Dans certains cas, si vous avez un pare-feu en place, vous devrez peut-être faire quelques allers-retours avec votre fournisseur pour que les choses fonctionnent correctement. Si vous avez des connaissances techniques, vous devriez être en mesure de gérer la plupart des installations de VoIP.
Pour vous faciliter la tâche, chaque fournisseur propose des didacticiels détaillés. Si vous avez des difficultés techniques, vous pouvez opter pour un fournisseur, qui vous guidera pas à pas dans le processus de configuration par téléphone.
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5 conseils généraux sur l’informatique IT que nous devrions tous connaître
Les ordinateurs évoluent à un rythme que personne ne pensait imaginable. Ce qui nécessitait autrefois quelques lignes de code pour contrôler activement un ordinateur, nécessite aujourd’hui un simple clic de souris ou la saisie d’une lettre, et vous pouvez accéder à l’intégralité d’Internet.
Mais même avec la complicité des ordinateurs d’aujourd’hui, il existe encore quelques conseils informatiques que tout utilisateur devrait connaître. Ils rendront votre temps d’utilisation de l’ordinateur dix fois plus facile.
1. Annuler les erreurs
Considéré comme la combinaison universelle d’annulation, CTRL + Z, le meilleur ami de tous ceux qui travaillent avec des ordinateurs. Que ce soit en tant que loisir ou en tant que profession, le raccourci CTRL + Z a permis à de nombreuses personnes d’économiser du temps et plus que probablement de l’argent. La plupart des applications, des navigateurs Web et des systèmes d’exploitation acceptent cette entrée. Certaines applications, comme Photoshop, limitent le retour en arrière que vous pouvez faire avec ce raccourci, alors ne comptez pas trop sur ce raccourci, juste pour être sûr.
2. Capture d’écran
L’un des termes les plus recherchés par les utilisateurs de Windows et de Mac est « comment faire une capture d’écran d’une fenêtre ». Avec les claviers et l’interface utilisateur modernes d’aujourd’hui, il suffit souvent d’appuyer sur un bouton pour faire une capture d’écran. Cherchez le bouton « imprimer l’écran » sur un clavier de PC moderne, et vous devriez pouvoir faire une capture d’écran. Elle sera ensuite enregistrée dans le dossier de capture d’écran de la section « Images » de l’explorateur Windows.
3. Activez le mode nuit pour faciliter l’affichage nocturne.
Une nouvelle fonctionnalité qui a pris son essor ces dernières années, l’un des meilleurs trucs et astuces informatiques est le « mode nuit ». Le mode nuit active un filtre de lumière bleue qui permet au cerveau de commencer à reconnaître que l’heure du coucher approche. Il réduit également la quantité de blanc sur l’écran. Cela permet de s’assurer que l’écran ne devient pas trop lumineux et ne vous empêche pas de dormir artificiellement. Ce paramètre se trouve généralement dans les paramètres d’affichage d’un ordinateur.
4. Réduisez le nombre de programmes au démarrage
Les ordinateurs neufs sont souvent livrés avec ce qu’on appelle des « bloatware ». Il s’agit d’applications qui sont installées avant l’achat et qui démarrent automatiquement lorsque vous allumez l’ordinateur, ce qui a un impact sur les temps de démarrage. En allant dans le gestionnaire de tâches et en désactivant ces programmes, vous pouvez réduire considérablement les temps de chargement. Il peut également vous aider à identifier les programmes inutilisés et vous indiquer comment les désinstaller.
5. Le découpage des fenêtres
L’une des meilleures astuces d’organisation informatique de tous les temps est le découpage des fenêtres. Il s’agit d’ouvrir plusieurs onglets ou fenêtres et de les faire glisser rapidement vers la gauche, la droite, le milieu ou le haut.
Cela vous évite d’avoir à passer constamment d’une fenêtre à l’autre et maximise la surface de votre écran. Il vous suffit de faire glisser l’onglet ou la fenêtre vers le coin souhaité pour qu’il ou elle se positionne automatiquement dans cette zone.
Ces conseils informatiques vous feront gagner du temps
En appliquant ces conseils informatiques à votre vie quotidienne, vous réduirez le temps nécessaire à votre travail. Vous pourrez ainsi économiser du temps et de l’argent, et rendre la technologie moins frustrante à utiliser. Si vous souhaitez en savoir plus sur les ordinateurs et l’optimisation de votre sécurité et de votre temps, n’hésitez pas à consulter nos autres articles. Si vous connaissez quelqu’un qui passe un peu trop de temps avec sa charge de travail, n’hésitez pas à partager cet article avec lui.