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Votre guide pour l’organisation d’un événement d’entreprise

1. Comprenez l’objectif de votre événement.

Une fois que vous avez décidé d’organiser un événement, la première étape consiste à définir ce que vous espérez accomplir.
« Il est important de connaître les buts et les objectifs de l’événement que vous essayez de produire avant de faire quoi que ce soit d’autre », déclare un directeur créatif.
Commencez par vous demander pourquoi vous organisez l’événement et ce que vous en attendez. Une fois que vous avez identifié vos objectifs et vos attentes, vous pouvez déterminer le type d’événement qui trouvera un écho auprès du public visé.
« Plutôt que de considérer qu’il s’agit d’un simple événement d’entreprise, pensez-y comme s’il s’agissait d’une expérience de marque interactive », explique un prestataire évènementiel. « Vous voulez qu’il soit significatif et engageant.

2. Déterminez votre public.

Une partie importante du processus de planification consiste à définir votre public cible.
• S’agit-il des cadres et de la direction de votre entreprise, des partenaires commerciaux ou des membres de la communauté ?
• S’agit-il de clients de longue date ou de clients potentiels ?
Peut-être s’agit-il d’une combinaison de tout ou partie de ces éléments. Pour qu’un événement soit réussi, il est essentiel de déterminer votre public cible et de comprendre comment l’atteindre. Une fois que vous aurez identifié votre public, vous pourrez adapter le programme à ses besoins et à ses intérêts.
Il est toujours stressant de déterminer le nombre d’invités à ces événements. Toutefois, selon un acteur évènementiel, il vaut mieux inviter trop de monde que pas assez.
« Pour les petites entreprises, les sièges vides et les collations non consommées font mauvais effet et constituent un gaspillage d’argent », explique-t-il. « Dans la plupart des cas, le fait qu’il y ait trop de monde ne va pas vraiment gâcher un événement – à quelques exceptions près, comme les lieux où l’espace est très limité ou lorsqu’un repas à trois plats est prévu. S’il y a trop de monde, c’est aussi un excellent moyen de marketing. Vous êtes sûr de créer un buzz le lendemain, et cela renforcera l’attente de votre prochain événement ».
Pour une soirée d’entreprise la liste des invités soit petite ou grande, les gens se souviendront de la façon dont ils ont été traités. « Chaque personne qui assiste à l’événement est un ambassadeur potentiel de la marque ou un porte-parole du bouche-à-oreille pour votre entreprise », déclare une organisatrice évènements. « Il est important d’avoir un impact significatif sur l’expérience des invités en ne négligeant pas les détails les plus subtils que chaque participant appréciera de première main. »

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3. Établissez un budget réaliste.

Vous devez savoir de combien d’argent vous disposez pour déterminer le type d’événement que vous pouvez produire. Selon un professionnel évènementiel, décidez dès le départ du montant que vous souhaitez dépenser, puis prévoyez de dépenser au moins 10 % de plus.
« Les choses changent constamment, et vous devez avoir une marge de manœuvre pour les dépenses supplémentaires et inattendues qui surgissent », a-t-il déclaré.
Une fois que vous disposez d’un budget, il est essentiel de savoir où allouer la majeure partie de vos ressources. Par exemple, si vous dépensez plus pour des décorations fantaisistes que pour une équipe technique qualifiée ou des orateurs sympathiques, votre événement risque de manquer de substance.
En outre, ne lésinez pas sur la nourriture ou les boissons, et tenez compte des participants ayant des restrictions alimentaires. Même si cela ne semble pas aussi important que d’autres aspects de l’organisation de votre événement, le public pardonne davantage les faux pas lorsqu’il n’a ni faim ni soif.

4. Choisissez un thème et un format.

Une fois que vous avez fixé vos objectifs et défini le public, il est temps de choisir un thème ou un sujet pour l’événement et de déterminer le meilleur format pour le présenter à vos invités.
Par exemple, la coordination d’un événement client avec un expert du secteur, tel qu’un conférencier invité, peut positionner votre entreprise comme un conseiller de confiance, et non comme un simple fournisseur. L’apprentissage entre pairs avec des panels de clients, des discours d’ouverture, des tables rondes et des sessions de travail en petits groupes sont d’autres options populaires.
« Offrez toujours aux participants la possibilité de faire quelque chose d’amusant, de mémorable et de divertissant qu’ils ne feraient généralement pas ailleurs », déclare un directeur du marketing dans une entreprise d’évènementiel. « Il peut s’agir d’écouter un conférencier, un comédien ou un groupe célèbre, de jouer sur un parcours de golf incroyable ou d’essayer quelque chose de nouveau, d’excitant ou d’exclusif pour la première fois.
« Celles qui sont interactives – plutôt que d’être assis dans une salle de bal à regarder un orateur toute la journée – sont plus réussies, plus informatives et plus amusantes ». « Nous essayons vraiment de créer des expériences qui vont au-delà des sièges de théâtre et qui placent les participants dans des situations et en face des bonnes personnes pour le réseautage et l’apprentissage.
« Déterminez ce que vous allez faire pour que cet événement sorte des sentiers battus », a-t-il ajouté. « Prenez le temps de réfléchir à ce qui différenciera votre événement des autres événements similaires dans votre secteur d’activité ou même de ceux que vous avez déjà organisés.

5. Établissez un calendrier pour le projet.

La conception de l’événement exige que vous assuriez le suivi d’un large éventail de tâches. Cela peut être facilité par la création d’une liste de contrôle détaillée. Un logiciel de gestion de projet en ligne peut rationaliser tous les petits détails et vous aider à rester organisé.
« La liste de contrôle de la planification générale sert d’outil pendant toute la durée du processus de planification », explique une organisatrice. Elle explique que son équipe commence par une liste pour les 12 mois à venir et travaille par incréments de liste de contrôle à neuf mois, six mois, quatre mois, deux mois, le mois de l’événement, deux semaines, la semaine de l’événement et le jour de l’événement. « En décomposant la liste des tâches de cette manière, une équipe peut prévoir le calendrier des étapes que on doit atteindre.