La liste de contrôle pour le déménagement d’un bureau, étape par étape

Si vous préparez un déménagement de bureau à Genève , vous vous efforcerez d’être le moins perturbé possible pendant le déménagement. Que vous déménagiez dans un bureau équipé de services ou dans un espace de co-travail avec des installations communes, la planification, la préparation et la communication sont essentielles. Bien que le déménagement de bureaux soit une tâche difficile, il existe des mesures que vous pouvez prendre pour que tout se passe le mieux possible. Voici un guide pratique pour vous aider à déménager sans stress inutile.

Première étape – Les premières choses à faire

Une fois que vous avez décidé d’agir, commencez à vous occuper des premières étapes. Idéalement, vous devriez le faire 3 à 6 mois avant la date de votre déménagement. Révisez votre bail de propriété commerciale. Si vous prévoyez de partir plus tôt, cela peut vous coûter votre acompte. Vous pouvez également être responsable de tout bris ou dommage à l’espace qui pourrait se produire pendant le déménagement. Assurez-vous que vous êtes au courant. Constituez une équipe de planification, qui peut déléguer des tâches et être responsable du processus de déménagement. Commencez à obtenir des devis auprès de diverses entreprises de déménagement, afin de trouver le meilleur service disponible et le meilleur rapport qualité-prix. Renseignez-vous pour savoir si vous avez besoin d’une assurance déménagement pour les équipements et machines importants. Définissez votre budget de déménagement, afin d’éviter les dépenses excessives.

Deuxième étape – Communication

Une fois que vous avez confirmé la date de votre déménagement, il est important d’informer les parties internes et externes de votre prochain déménagement. Informez votre propriétaire et/ou gestionnaire immobilier actuel, et donnez un avis officiel. Informez tous les membres de votre équipe de la date de déménagement et de la nouvelle adresse de vos bureaux. Établissez une liste des personnes à qui vous devez envoyer un changement d’adresse. Assurez-vous que votre liste d’employés est à jour. Veillez à ce que votre liste de clients et de prestataires de services soit à jour. Veillez à ce que tous les membres de l’équipe sachent à l’avance quelles seront leurs responsabilités. Faites une réservation auprès de l’entreprise de déménagement de votre choix. Informez votre service informatique sur le déménagement et discutez de la technologie nécessaire pour la journée. Informez les partenaires, affiliés et fournisseurs locaux du déménagement à venir, en particulier ceux qui seront concernés par votre changement d’adresse et de coordonnées.

À qui envoyer un avis de changement d’adresse : Clients et partenaires ; Toute organisation professionnelle à laquelle vous appartenez ;

Les services de papeterie ;

Banques et institutions financières ;

Toutes les entreprises de restauration ;

Compagnie d’eau en bouteille ;

Compagnie de téléphone ;

Sociétés de services pour photocopieurs ou imprimantes ;

Compagnies d’assurance ;

Tous les services de comptabilité ;

Votre fournisseur de services Internet ;

Tous les services supplémentaires auxquels votre entreprise fait appel.

Troisième étape – Préparation

Il est maintenant temps d’envisager la logistique du déplacement de tout votre matériel de bureau d’un endroit à l’autre. Obtenez un plan détaillé de votre nouvel espace. Mesurez le nouvel espace de bureau et planifiez la manière dont vous allez aménager les choses. Faites un inventaire du mobilier de bureau existant. Consultez une entreprise de meubles pour tout nouveau mobilier dont vous pourriez avoir besoin. Passez des commandes de nouveaux meubles et d’articles de papeterie si nécessaire. Prévoyez des installations de stockage externes si nécessaire. Attribuez des codes de couleur à chaque service.

Travaillez sur un plan d’étage détaillé et attribuez des autocollants avec des codes de couleur à chaque section du service. Attribuez un numéro à chaque employé et ajoutez le numéro correspondant à son bureau et à son équipement. Définissez et nommez clairement les espaces communs sur votre nouveau plan d’étage. Signez tous les documents officiels, permis et licences. Réservez les places de parking et les ascenseurs pour le jour du déménagement.

Organisez les services de nettoyage de votre bureau actuel et des nouveaux locaux. Finalisez les codes d’accès et la sécurité des nouveaux locaux. Envoyez un plan d’étage détaillé à vos déménageurs ou organisez une réunion dans les nouveaux locaux si nécessaire. Créez un plan détaillé du jour du déménagement que votre personnel devra suivre. Rédigez une liste de numéros de téléphone d’urgence pour toutes les personnes impliquées dans le déménagement, ainsi que pour l’entretien des ascenseurs et la gestion des bâtiments.

De quoi votre équipe de planification doit-elle discuter à ce stade ?

Désignez un membre de chaque équipe pour superviser les responsabilités de son service en matière d’emballage. Décider des procédures d’emballage et de l’agencement. Rédiger les instructions pour le nouvel emplacement, y compris les instructions pour le stationnement, les transports publics, etc. Préparer un « dossier de déménagement » pour chaque membre du personnel, comprenant le numéro de bureau qui lui a été attribué, le code couleur et des informations sur le nouveau lieu de travail. Déterminer une méthode standardisée d’étiquetage des ordinateurs portables, des écrans, des disques durs, des claviers, etc. et veiller à ce que tous les membres du personnel soient informés. Veiller à ce que chacun emporte chez lui ses effets personnels et ses appareils. Décider quels représentants resteront sur le site actuel jusqu’au départ du dernier camion de déménagement, et qui se rendra sur le nouveau site pour le superviser. Prendre les dispositions nécessaires pour que chaque service vide et emballe ou scelle ses classeurs, etc. Veiller à ce que les panneaux de couleur et les numéros de bureau soient clairement disposés et marqués dans le nouvel espace. Veiller à ce que les clés, les codes ou étiquettes d’accès et les informations de sécurité soient tous disponibles.

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