SERVICES DE CONSEIL EN GESTION DE DOCUMENTS | GUIDE N°1 EN 2021

L’évaluation de votre système de gestion des documents est une chose que nous vous recommandons vivement. C’est là qu’un consultant en gestion de documents a de l’expérience et peut vraiment vous aider à automatiser vos processus métier.  Un consultant en gestion de documents ne se contente pas de faire numériser vos documents. Il peut vous aider avec le logiciel de gestion et aussi avec des conseils pratiques. Il s’agit notamment du routage standard des documents ou même du calendrier de conservation des documents.

QUELLES SONT LES ENTREPRISES QUI ONT BESOIN DE CONSEILS EN GESTION DE DOCUMENTS ?

En règle générale, plus vous gérez de documents, plus vous avez besoin d’améliorer votre système de gestion de documents. Une entreprise prospère se concentre davantage sur les tâches pertinentes pour le client et moins sur le déplacement de papier dans le bureau.  Lorsque la bureaucratie interne commence à affecter les clients, c’est encore pire. Vous ne voulez pas que quoi que ce soit interfère avec la gestion de la qualité de votre produit ou service. Surtout l’inefficacité de vos processus d’affaires internes. Cela conduit à des clients mécontents.  Il existe de nombreuses solutions pour votre entreprise. Selon le type d’entreprise ou d’institution que vous êtes, certains systèmes de fichiers d’entreprise fonctionnent mieux que d’autres.

LES SECTEURS OÙ L’AUTOMATISATION DES PROCESSUS ROBOTIQUES EST OBLIGATOIRE

Voici quelques-unes des entreprises et institutions qui nécessitent un flux de travail efficace en matière de Gestion électronique des documents: Les sociétés financières et les entreprises – Les entreprises ayant de grandes quantités de documents qu’elles doivent traiter chaque jour. Ces documents contiennent des données importantes, qui doivent être récupérées rapidement, pour une meilleure efficacité.  Vous avez peut-être déjà entendu parler des comptes créditeurs ( AP ) et des comptes débiteurs ( AR ). Sociétés d’assurance maladie et d’assurance vie – Même s’il s’agit de secteurs distincts, leurs flux de travail en matière de gestion des documents sont quelque peu similaires. Il s’agit d’une grande quantité de papier et de données, qui doit être organisée efficacement afin de répondre aux demandes actuelles. Dans ce secteur, les applications les plus populaires sont le traitement des formulaires électroniques.  Construction et infrastructure – Les entreprises de ce secteur sont généralement des clients très intéressants. Les quantités d’enregistrements ne sont pas très importantes, mais chaque enregistrement contient beaucoup de données. Le grand défi est donc de récupérer rapidement les données de ces enregistrements et d’essayer de leur donner un sens.

Industrie juridique – Nous pensons que les entreprises opérant dans le secteur juridique sont plus ou moins similaires à celles de l’industrie de la santé et des assurances. Elles doivent gérer des contrats et réduire les délais de traitement au quotidien. Disposer d’un simple scanner et d’un logiciel d’OCR n’est pas suffisant de nos jours.  Détaillants en ligne et hors ligne – Dans le cas des détaillants en particulier, le traitement des factures prend une importance considérable. Quand on pense à Amazon, un bureau sans papier est le seul moyen de maintenir l’opération en vie. Certaines entreprises sont si avancées qu’elles connectent leurs systèmes ECM à leur portail client, ce qui réduit encore davantage les délais de traitement.

POURQUOI ET QUAND FAIRE APPEL À UN CONSULTANT

Si vous envisagez d’engager un consultant pour la gestion des documents, arrêtez-vous un instant. Demandez-vous toujours pourquoi vous le faites et ce que vous essayez d’améliorer. Avez-vous besoin d’une évaluation de l’ensemble de la gestion des processus d’entreprise ? Cherchez-vous une tâche spécifique telle que l’automatisation des ap ? Avez-vous besoin de solutions logicielles de gestion ou cherchez-vous simplement à stocker des documents ?

QUAND FAIRE APPEL À UN CONSULTANT EN GESTION DE DOCUMENTS

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez faire appel à un consultant en gestion documentaire. Mais nous allons nous concentrer sur les aspects les plus courants des raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un tel expert. Inefficacité de la recherche de données et de la gestion de l’information – Ce problème peut être systémique, dans toute votre organisation. En même temps, il peut être isolé, et vous pouvez mettre en œuvre des solutions spécifiques à chaque service. Fluctuations de la main-d’œuvre – De nos jours, la stabilité de la main-d’œuvre est plutôt faible. Les gens changent souvent d’emploi, c’est une réalité. Pour une organisation, c’est un gros problème. Des questions telles que l’adaptation à des flux de travail spécifiques et la protection des données doivent être abordées. Surtout lorsque vous changez constamment vos ressources humaines.  Il n’est pas possible de développer un système de gestion de contenu d’entreprise en interne. – Une solution de gestion électronique des documents est un système assez complexe. Toutes les entreprises ne disposent pas des ressources internes nécessaires pour aborder la question et développer une solution personnalisée.

Déménagement dans un autre lieu ou passage au numérique – Ces situations sont différentes, mais vous pouvez les aborder de la même manière. Le passage au numérique ne se limite pas à la conversion de documents et à la reconnaissance optique de caractères. Un consultant élargira certainement votre perspective sur l’imagerie documentaire et les différentes solutions de capture. De même, lorsque vous déménagez, vous avez besoin d’un bon processus de gestion pour réussir la transition.

POURQUOI VOUS DEVRIEZ ENGAGER UN CONSULTANT

Vous pouvez probablement imaginer pourquoi vous devriez le faire. Mais nous allons essayer de récapituler un peu les aspects les plus importants.  Déjà vu, déjà fait – Un bon consultant en gestion de documents a une riche expérience des projets mis en œuvre. Quel que soit le caractère particulier de votre projet, il dispose certainement des connaissances nécessaires pour vous aider. Surtout si l’on considère le grand nombre de solutions de capture actuellement disponibles sur le marché.  Une autre paire d’yeux – C’est l’un des aspects les plus importants lorsqu’on engage un consultant. Il viendra et verra les choses beaucoup plus clairement que vous. Par conséquent, ses suggestions seront une bouffée d’air frais et peuvent conduire à d’énormes améliorations.  Connaissance supérieure du marché – Un tel consultant apporte ses connaissances à la table. Il est fort probable qu’il connaisse la plupart des fournisseurs que vous devez engager pour votre projet. Parfois, il peut également vous obtenir des remises importantes lorsque vous faites appel à des fournisseurs tiers. Voir aussi https://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_%C3%A9lectronique_des_documents pour en savoir plus !

 

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